Dataansvarlig

Privanize ApS

Roskildevej 33b, 2000 Frederiksberg

Tlf. 22 95 51 80

E-mail: jens@privanize.dk

Hos Privanize er vi dedikerede til at beskytte de personoplysninger, du afgiver til os. I denne privatlivspolitik kan du blandt andet læse om hvilke oplysninger vi indsamler, hvad vi bruger oplysningerne til, hvordan vi beskytter dem og hvilke rettigheder du er tillagt som følge af vores behandling.

Når vi hos Privanize behandler personoplysninger ved at levere konsulent- og softwareydelser, drejer den aftale vi har med vores kunder sig først og fremmest om levering af en anden ydelse end behandling af personoplysninger. I det tilfælde er der således ikke behov for at give Privanize instruks om behandlingen og Privanize udgør derfor en selvstændig dataansvarlig – snarere end en databehandler – for alle de behandlinger, der er oplistet nedenfor.

I hvilke situationer indsamler og behandler vi dine personoplysninger?

1) Når vi skal indgå en aftale med dig eller det selskab du repræsenterer.

2) Når vi skal besvare dine generelle henvendelser via fx mail, sociale medier mv.

3) Når du booker en demo-session via vores hjemmeside.

4) Når vi skal levere vores ydelser til dig i form af konsulentbistand og/eller software.

5) Når vi skal administrere din betaling.

Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilke formål og med hvilken lovhjemmel?

Ved indgåelse af aftale indsamler vi almindelige personoplysninger som navn, adresse, titel, selskabsnavn, e-mailadresse og telefonnummer. Indsamlingen af oplysningerne er nødvendig for at vi kan indgå en kontrakt med dig og/eller det selskab, du repræsenterer. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b).

Ved generelle henvendelser indsamler vi typisk e-mailadresse, navn, indholdet i henvendelsen samt øvrige detaljer, der fremsendes. Oplysningerne er nødvendige for at vi kan besvare din henvendelse og da vi har en legitim interesse i at gøre det, sker behandlingen på baggrund af databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

Ved booking af en demo-session via vores hjemmeside, indsamler vi dit navn, e-mail og evt. telefonnummer samt øvrige detaljer, du vælger at fremsende. Oplysningerne indsamles så vi kan sætte et digitalt eller fysisk møde i stand med dig. Hjemmel til behandling af oplysningerne er derfor databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

Ved levering af vores ydelser indsamler og behandler vi almindelige personoplysninger som typisk blot udgør navn, e-mailadresse og logoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for at vi kan oprette og tildele GDPR-opgaver i vores system, og for at vi kan registrere de handlinger, der foretages i systemet så vi kan monitorere fremgang og compliance-niveau. Dette er nødvendigt for at vi kan hjælpe jer behørigt i mål med jeres GDPR-compliance. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

Ved administration af din betaling behandler vi dine almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og betalingsoplysninger. Oplysningerne behandles og registreres, så vi kan modtage din betaling og overholde vores dokumentationsforpligtelse efter bogføringsloven. Hjemmel til behandling er derfor databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b) samt bogføringslovens § 12, stk. 1.

Hvilke tredjeparter giver vi oplysninger videre til?

Vi benytter eksterne tredjeparter til at levere en række IT-systemer som fx e-mail systemer, hosting-systemer, regnskabssystemer samt drev til at holde styr på vores dokumentation.

Derudover kan det være nødvendigt for os at dele oplysninger med andre eksterne parter som rådgivere, revisorer og offentlige myndigheder som fx SKAT. Vi kan desuden anvende eksterne konsulenter og/eller indgå kontrakt med virksomheder, som assisterer med fx IT-support, konkret rådgivning, hosting mv.

En række af de tredjeparter vi anvender udgør databehandlere i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 4(8). VI har derfor indgået databehandleraftaler med dem, og sørger på den måde for, at dine personoplysninger behandles sikkert, ordentligt og i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis en tredjepart ikke udgør en databehandler, men får adgang til dine persondata – eksempelvis i forbindelse med en konsulentopgave – vil vi altid sørge for at den pågældende har forpligtet sig kontraktuelt til fortrolighed.

Vi er meget fokuserede på at dine personoplysninger udelukkende skal opbevares inden for EU/EØS’ grænser. Vi har derfor bl.a. valgt en hosting-leverandør, som kan garantere dette og sørger altid for at øvrige systemer som fx vores e-mailsystemer og lign. er konfigureret til at opbevare data inden for EU/EØS. Skulle det imidlertid blive nødvendigt for en databehandler at overføre dine personoplysninger til et tredjeland, sørger vi for at der er passende garantier på plads, som sikrer beskyttelse af dine oplysninger. Garantierne vil her typisk bestå i, at databehandleren har forpligtet sig til at overholde EU’s Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46(2)(c). Alternativt vil overførslerne ske til steder og selskaber, som ifølge EU-Kommissionen betragtes som sikre, jf. GDPR art. 45.

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi sørger generelt for at slette dine oplysninger, når vi ikke længere har et formål med at opbevare dem. Oplysninger relateret til indgåelse af vores aftale samt fakturering slettes efter indeværende +5 år da opbevaring i dette tidsrum er påkrævet efter bogføringslovens § 12, stk. 1. Undtagelsen hertil er, at oplysningerne kan opbevares i en længere tidsperiode hvis der opstår en tvist eller lign. som gør det nødvendigt for os at opbevare oplysningerne. I et sådant tilfælde vil opbevaringsperioden bero på et konkret skøn, men vil tage udgangspunkt i forældelseslovens bestemmelser.

De oplysninger, der registreres i vores software opbevares i op til 12 måneder efter at aftaleforholdet er ophørt. Opbevaringsperioden er fastsat af hensyn til, at der kan være behov for enten at udlevere specifikke oplysninger eller at oplysninger kan blive nødvendige til løsning af en opstået tvist, konflikt eller lignende.

Du har ret til:

· At få indsigt i de personoplysninger, Privanize behandler om dig.

· At anmode om sletning af de personoplysninger, Privanize behandler om dig.

· At kræve berigtigelse af de personoplysninger, Privanize behandler om dig.

· At gøre indsigelse mod Privanize’s behandling af dine personoplysninger.

· At anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses.

· At modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Du kan klage til Datatilsynet over Privanize’s behandling af dine personoplysninger. Deres kontaktoplysninger er:

Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København

Mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: +45 33193200